В последние годы цифровизация бизнеса привела к ряду нормативных актов, обязывающих использовать сертифицированную электронную почту (PEC) для официальных коммуникаций с государственными органами и между компаниями.

Обязанность иметь PEC распространяется на различные юридические субъекты, включая Общества с Ограниченной Ответственностью (ООО или Srl в Италии) и Индивидуальных Предпринимателей (Ditta individuale). Рассмотрим нормативные детали, предусмотренные штрафы и преимущества использования PEC.

Нормативные акты для indirizzo PEC

Обязательство использования почты PEC для предприятий было введено Декретом-законом № 185/2008, который был преобразован в Закон № 2/2009. Он предписывает всем компаниям иметь адрес сертифицированной электронной почты для официальных коммуникаций. Позже, с принятием Декрета об упрощении (DL 76/2020, преобразованного в Закон 120/2020), штрафы за несоблюдение этого требования были усилены.

С 1 октября 2020 года все компании, зарегистрированные в Реестре Предприятий (REA - camera di commercio), включая Индивидуальных Предпринимателей, обязаны сообщать свой PEC-адрес в Реестр Предприятий. Это требование распространяется как на новые предприятия, так и на уже существующие.

Обязательство для SRL - ООО в Италии

Общества с Ограниченной Ответственностью (ООО) обязаны иметь PEC-адрес и зарегистрировать его в Торговой Палате. Адрес должен быть активным, уникальным и принадлежать исключительно компании.

В случае отсутствия регистрации или использования неактивного адреса Торговая Палата может приостановить процедуру регистрации и наложить административные санкции.

Обязательство для Индивидуальных Предпринимателей (Ditta individuale - lavoro autonomo)

Индивидуальные Предприниматели также обязаны иметь PEC-адрес и сообщать его в Реестр Предприятий. Это требование распространяется как на новые предприятия, так и на уже зарегистрированные, которые должны своевременно обновлять свои данные.

Штрафы за несоблюдение правил

Законодательство предусматривает штрафные санкции для предприятий, которые не сообщают свой PEC-адрес или используют неактивный. Размер административных штрафов варьируется в зависимости от типа предприятия:

• Для компаний (ООО и другие юридические лица): от 206 до 2.064 евро.

• Для Индивидуальных Предпринимателей: от 30 до 1.548 евро.

Кроме того, Торговая Палата может принудительно назначить временный цифровой адрес за счет предприятия.

Преимущества использования PEC

Помимо соблюдения законных требований, PEC предоставляет ряд практических преимуществ:

• Юридическая значимость коммуникаций: PEC приравнивается к заказному письму с уведомлением о получении, обеспечивая доказательство отправки и получения.

• Снижение бюрократических процедур: позволяет быстро взаимодействовать с государственными органами и поставщиками.

• Повышенная безопасность: по сравнению с обычной электронной почтой, PEC использует шифрованные протоколы, гарантирующие аутентичность и целостность сообщений.

• Цифровое архивирование: упрощает хранение и организацию деловой документации.

С указом в ст. 37 Законодательного декрета №. 76/2020 «Срочные меры по упрощению и цифровым инновациям» помимо подтверждения обязанности компаний сообщать свой цифровой адрес (indirizzo PEC), фактически предусмотрены две новые меры:

• присвоение и регистрация в положении компаний, не имеющих адреса PEC, адреса цифрового офиса (Торговой палатой) следующим образом: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript., активен только в приемной, доступной представителю компании через цифровой ящик предпринимателя (il cassetto digitale dell'imprenditore), через платформу https://impresa.italia.it/cadi/app/login;
• применение санкций к компаниям, которые не сообщили уникальный, действительный и активный сертифицированный адрес электронной почты: оплата для компаний будет равна 412,00 евро за каждого законного представителя (что соответствует двойной сумме, предусмотренной в настоящее время для другого типа нарушения, в дополнение к расходам на уведомление) и 60,00 евро для отдельных компаний (что соответствует тройной сумме, взимаемой в настоящее время за другой тип нарушения, в дополнение к расходам на уведомление).
Почта ПЕК будет автоматически внесена и доступна для просмотра в списках INI-PEC, поэтому его можно использовать для уведомления компании о различных типах документов (например, административных документов других государственных органов, налоговых документов Агентства по доходам, судебных документов и т. д.).

Как получить и зарегистрировать почту PEC в Италии

Предприятия и собственники могут получить PEC через аккредитованных поставщиков, зарегистрированных в AgID (Агентство цифровой информации Италии). Основные провайдеры предлагают годовые пакеты с различной стоимостью в зависимости от дополнительных услуг, таких как объем хранилища и управление уведомлениями о прочтении.

Для активации PEC необходимо предоставить следующие данные:

• Персональные данные владельца (для Индивидуальных Предпринимателей) или законного представителя (для ООО).

• Код налогоплательщика и номер НДС (P.IVA).

• Действительный документ, удостоверяющий личность.

• Учредительный договор и выписку из торгового реестра (visura camerale).

После получения PEC-адреса его необходимо зарегистрировать в Торговой Палате через онлайн-платформу Реестра Предприятий.

Итоги

Обязанность использования PEC для ООО и Индивидуальных Предпринимателей представляет собой важный шаг в цифровизации итальянского бизнеса. Помимо законного требования, использование PEC предлагает многочисленные преимущества в плане безопасности, скорости и отслеживаемости деловой переписки. Чтобы избежать штрафов, предприятиям необходимо соблюдать законодательство и поддерживать активность своего цифрового адреса.